Videolezioni con Google Meet

Questa guida fornisce le indicazioni di base per poter partire con l’utilizzo di Google Meet.

Esistono varie modalità per effettuare una videolezione con Meet. Mostreremo la più semplice. Chi ne conosce altre  può scegliere quella che preferisce. Tutte portano (quasi) allo stesso risultato.

Le altre funzionalità di questo strumento si possono trovare su guide ufficiali e tutorial online; alcuni sono indicati in fondo a questa pagina.

Google Meet: cos’è

È uno strumento per fare riunioni – lezioni  a distanza: permette di fare videochiamate e condividere lo schermo.

Una persona – normalmente l’insegnante – può creare riunioni invitando altre persone – docenti e studenti – a partecipare.  Per invitare all’evento esistono varie modalità.

Fondamentale però è l’accesso allo spazio GSuite di Google utilizzando il proprio account G Suite di Istituto, nel nostro caso cognome.nome@icbrin.edu.it.    L’utilizzo di un account personale  @gmail.com   non rientra nei termini di privacy e sicurezza garantiti da Google Suite for Education.

METODO 1

AVVIARE UNA RIUNIONE E INVITARE MANUALMENTE

Aprire Google Meet

Una volta fatto l’accesso con l’account G Suite, clicca sull’icona dei 9 riquadri in alto a destra, vicino all’icona del tuo account,

quindi clicca sull’icona di Meet. Se non trovi l’icona scorri in basso

Prima di procedere, controlla che in alto a destra sia visualizzata l’icona del tuo account G Suite, e non di quello personale.

Avviare una riunione

Dopo aver cliccato l’icona Meet appare una pagina con un link nel quale vieni invitato a partecipare o avviare una riunione. Clicca senza indugio.

Compare una finestra nella quale possiamo inserire un nickname  o nome della riunione personalizzato (se vogliamo distribuire quello ai partecipanti) o un codice se siamo stati invitati tramite un codice da parte dell’organizzatore;  clicca  Continua:

Importante:  ad un certo punto compaiono le finestrelle che chiedono le autorizzazioni ad accedere al microfono e alla webcam, vanno accettate. Diversamente non sarà possibile fare videochiamate.

Nella schermata successiva, anche se la webcam è attiva e si vede un video in corso, la riunione non è ancora stata avviata. Trovi infatti la dicitura Riunione pronta. Dovresti vedere anche la tua bella faccia nello schermo.

Per avviarla occorre cliccare su Partecipa. Ora la riunione è avviata.

Invitare altri partecipanti

La webcam ti inquadra. Se sei l’organizzatore e vuoi invitare altre persone vai nel riquadro in alto a destra Aggiungi.

Digita l’indirizzo degli utenti da invitare. Puoi invitare altri insegnanti o singoli partecipanti digitando il loro indirizzo email. Puoi effettuare inviti collettivi digitando l’email del gruppo.

Per invitare gli studenti, usa l’indirizzo email del gruppo classe secondo i criteri indicati in altro tutorial.

Se allo studente non arrivano comunicazioni, significa che non è stato inserito in quel gruppo. Contattare l’amministratore per farsi aggiungere, ad admin@icbrin.edu.it

Accesso degli altri partecipanti

Se inviti gli altri partecipanti nel modo descritto sopra non serve nessun codice. Appena invii gli inviti, ogni partecipante riceve una mail con l’invito.

Per partecipare alla videolezione ogni invitato deve:

• aprire la mail
• dentro la mail, cliccare su Partecipa alla riunione
• accettare la richiesta di utilizzare microfono e webcam, se compare
• nella schermata che si apre, cliccare nuovamente su Partecipa

Dopo qualche secondo entra nella videolezione, senza dover inserire altro.

La mail è bene che sia inviata con discreto anticipo, in modo tale che qualche minuto prima della data e orario stabiliti possano controllare la mail per accettare l’invito.

Chi utilizza già l’invito programmato tramite Google Calendar non dovrà ovviamente seguire questa indicazione.

Chi utilizza le Classroom avrà l’invito direttamente anche nel Calendario della classe.

METODO 2

CREARE VIDEOLEZIONE E INVITI DA CALENDAR

È possibile, e sostanzialmente più semplice, invitare alla videolezione tramite Google Calendar.

Creare la lezione

Apri Calendar (dalle app G Suite, o dall’indirizzo calendar.google.com) e crea un evento nel giorno desiderato.

Nella finestra di creazione inserisci i dati necessari: titolo, ora di inizio e fine, eventuale descrizione. Se utili, puoi inserire materiali da utilizzare prima o durante la lezione cliccando su Altre opzioni e caricando un allegato con l’icona apposita nel campo Descrizione.

A. Se stai lavorando dal riquadro piccolo.

Clicca su Aggiungi sale, luogo o conferenza, quindi di nuovo suAggiungi videoconferenza. Verrà creato automaticamente il link per accedere.

Poi clicca su Aggiungi invitati, e inserisci gli indirizzi email singoli o del gruppo classe, quindi clicca su Salva.

B. Se hai cliccato su Altre opzioni, e stai lavorando dalla scheda a tutto schermo.

Clicca su Aggiungi videoconferenza, quindi scegli Hangouts Meet.

A destra, digita nel campo Aggiungi invitati gli indirizzi singoli o quello di gruppo, quindi clicca in alto su Salva.

Dopo il salvataggio, ti verrà chiesto se vuoi inviare una mail agli invitati, accetta.

Ora la situazione è questa:

• nel tuo calendario c’è l’evento all’ora e giorno della videolezione; per avviarla ti basterà aprire Calendar, aprire l’evento e cliccare sul link della videoconferenza
• gli alunni ricevono subito una mail che li avvisa dell’evento
• gli alunni si trovano automaticamente nel loro calendario l’evento alla data e ora che hai stabilito, con il link per partecipare alla videolezione
• per partecipare, dovranno andare su Calendar, cliccare sull’evento e cliccare sul link della videoconferenza

Quindi con questo metodo:

• non serve avvisare prima manualmente: ricevono già avviso per mail appena tu crei l’evento
• non serve codice, dovranno solo cliccare il link dell’evento

COME SI GESTISCE LA VIDEOLEZIONE

Condividere lo schermo e risorse

Per impostazione predefinita ogni partecipante condivide con gli altri il video ripreso dalla propria webcam. È possibile condividere con gli invitati anche il proprio schermo – ad esempio per mostrare una presentazione, un’immagine presa dal web, un video ecc.

Per condividere lo schermo, dopo aver avviato la riunione, clicca in basso a destra su Presenta ora, quindi possiamo scegliere se condividere tutto lo schermo, o solo una finestra (cioè una specifica applicazione aperta).

Dopo aver cliccato sulla modalità scelta, gli altri partecipanti non vedranno più la tua immagine ripresa dalla webcam, ma quello che compare sul tuo schermo in diretta,. In pratica vedo quello che vedi tu sullo schermo.

Qualunque cosa tu faccia sul monitor i partecipanti lo vedranno.

Per uscire da questa modalità e ritornare all’immagine della webcam, torna sulla scheda di Meet e clicca su Interrompi presentazione. In questa maniera il collegamento video rimane immutato e continuerai a vedere i partecipanti, e loro vedranno te.

Anche dopo il termine della videolezione, il link della riunione rimane sempre attivo – la stessa cosa vale per il codice, o tutte le altre modalità che possiamo usare per invitare partecipanti. Gli studenti possono rientrare quando vogliono, anche senza la presenza dell’insegnante che ha avviato la videolezione.

Registrare la lezione

Per un periodo limitato sarà possibile registrare le videolezioni con Meet. Normalmente questa funzione non è disponibile per la scuola, ma Google ha deciso di attivarla gratuitamente per l’emergenza COVID-19. Sarà disponibile almeno fino al 1 luglio 2020.

Possiamo registrare la lezione, in modo da condividere successivamente il video con chi eventualmente non ha potuto collegarsi in diretta, o per poterla riguardare in caso di bisogno. La lezione non viene registrata automaticamente, ma bisogna attivare manualmente la registrazione; posso anche registrare solo una parte di lezione, facendo partire e fermare la registrazione quando desidero.

Per registrare, la videolezione con Meet deve già essere stata avviata. Quando voglio iniziare la registrazione, clicchiamo in basso a destra, sull’icona con 3 puntini verticali; nel menu che appare, scegliamo Registra riunione.

Accettiamo la schermata successiva. Dopo qualche secondo compare in alto a sinistra un pallino rosso con la dicitura REG, che ci avvisa che la registrazione è in corso. Quando vogliamo interrompere la registrazione, clicchiamo come prima i 3 puntini verticali in basso, e scegliamo ora Interrompi la registrazione, e confermiamo.

La registrazione verrà salvata in automatico dentro al nostro Drive, nella cartella Meet recordings. La registrazione – nella migliore delle ipotesi – ci mette qualche minuto ad essere caricata; poi diversi altri minuti perchè il video venga elaborato. Conviene quindi attendere almeno una mezz’ora prima di utilizzarlo. Se durante la lezione è stata utilizzata la chat, verrà salvata anche una trascrizione dei messaggi in un file separato.

Una volta pronto, posso condividere il video con i ragazzi in diversi modi. Posso caricarlo in Classroom come materiale, o condividerlo direttamente da Drive. Non posso invece renderlo pubblico sul web – social, blog o siti, nemmeno quello scolastico – o inviarlo con strumenti di messaggistica o altre app – Whatsapp, Messenger e simili – che non siano servizi di G Suite. I ragazzi che lo ricevono vanno avvisati che devono utilizzare il video per la sola visione, e per soli motivi scolastici. Diffondere il video non è consentito – anche se materialmente è possibile farlo – in nessun modo e per nessuna ragione.

Un’ulteriore forma di protezione delle immagini personali può essere presa tenendo conto di come registra Meet. La registrazione della videoriunione infatti non comprende tutta la schermata di Meet, ma solo la camera principale – cioè la ripresa più grande. Non vengono registrati i riquadri laterali con le riprese webcam degli altri partecipanti. Per evitare che venga ripreso qualche alunno, basta fare in modo che quello non compaia mai nel riquadro principale (finché compare in quelli laterali, non sarà registrato). Facciamo in questo modo. Dove ci sono le icone in alto a destra, clicchiamo sul riquadro video della nostra webcam – lo riconosciamo dalla scritta Tu.

Dopo aver cliccato, nell’immagine del nostro video compare uno spillo:

Questo indica che ora la ripresa della nostra webcam rimarrà fissata sempre nel riquadro principale. In poche parola, anziché alternarsi tra i vari partecipanti, il riquadro principale trasmetterà sempre la nostra immagine. Di conseguenza, la registrazione inquadrerà solo noi e non gli alunni.

UTILIZZARE MEET DA SMARTPHONE O TABLET

Puoi utilizzare Meet anche da dispositivo mobile. Devi scaricare e utilizzare l’app Hangouts Meet. Non collegarti da Chrome o altri browser, puoi andare incontro a difficoltà di utilizzo maggiori.

Prima di scaricare l’app, devi aggiungere allo smartphone o tablet il tuo account G Suite dalle impostazioni. Il percorso esatto e le diciture cambiano a seconda del telefono o tablet che hai, ma in linea di massima devi fare queste operazioni:

• apri le Impostazioni
• cerca la voce Account (o una dicitura simile)
• scegli Crea nuovo account, o Aggiungi account, o una dicitura simile
• compare una lista di tipi di account, scegli Google
• inserisci ora il nome utente (l’indirizzo email del tuo account), quindi la password
• attendi un paio di minuti che il telefono sincronizzi i dati; se compaiono richieste di accettazione di permessi, accettale tutte

Ora puoi aprire il Play store, cercare Google Meet, installare l’applicazione ed aprirla.

Al primo utilizzo ti verrà chiesto probabilmente di scegliere l’account con cui utilizzarla, scegli l’account G Suite. Se non ti viene chiesto di scegliere l’account, dopo aver aperto Meet clicca in alto a sinistra sul menu (il simbolo delle 3 lineette orizzontali), e da lì scegli l’account G Suite.

Risorse utili

Guida ufficiale di Google Meet

Guida rapida all’utilizzo di Google Meet

Tutorial per l’utilizzo di Meet

Tutorial su Youtube per l’utilizzo di Meet